Ironischerweise ist Zeitmanagement ein Problem, das jeden betrifft, für das aber niemand die Zeit hat, damit umzugehen. Es lohnt sich jedoch, der Analyse, wie wir unsere Zeit verbrennen, ein wenig Aufmerksamkeit zu widmen und ob es möglich ist, uns besser zu organisieren. Es ist möglich, die Zeit am Arbeitsplatz effizienter zu gestalten, aber das Problem muss aktiv angegangen werden.
Es besteht kein Zweifel, dass die Zeit vergeht. Und je mehr Zeit vergeht, ohne uns besser zu organisieren, desto mehr verlieren wir und damit auch Energie und Möglichkeiten. Aus diesem Grund ist es wichtig, unseren Arbeitsalltag zu analysieren, um zu verstehen, ob Änderungen erforderlich sind .
21 Tipps, um die Zeit bei der Arbeit zu verwalten und effizienter zu sein
Zeitmanagement ist ein komplexes Thema, das von der Steigerung der Produktivität bis hin reicht Vereinbarkeit von Beruf und Familie . Ziel ist es, Burnout zu vermeiden, gute Gewohnheiten zu entwickeln und langfristige Ziele zu setzen. Planen und Priorisieren ist das Geheimnis, um die Kontrolle über unsere Zeit und unser Leben zurückzugewinnen, unabhängig von unserem Beruf. . Jory MacKay bietet 21 Strategien für ein besseres Zeitmanagement.
Verstehen, wo unsere Zeit endet
Mit der Zeit umzugehen bedeutet nicht, sich in Ängsten oder der Angst, sie zu verlieren, zu verstricken. Vielmehr geht es darum, die Vorteile einer klügeren Nutzung zu verstehen, wie MacKay erklärt. Daraus ergibt sich die erste Gruppe von Strategien und Ratschlägen:
1. Verstehen Sie, dass Zeitmanagement ein wichtiges Thema ist. Wie gesagt, es geht nicht darum, Angst vor Zeitverschwendung zu haben, sondern darum, die Vorteile einer korrekten Verwaltung zu verstehen.
2. Seien Sie realistisch: Wie viel Arbeit können Sie tatsächlich an einem Tag erledigen? Wir betrachten Zeit vielleicht einfach als eine Ressource, die wir in größeren Mengen benötigen, aber mehr Zeit zu haben bedeutet nicht unbedingt, produktiver zu sein. Der beste Weg, dies zu verwalten, besteht darin, zu planen, woran Sie wann arbeiten möchten.
3. Finden Sie heraus, wo das Zeitleck auftritt. Je besser Sie den Ablauf des Arbeitstages verstehen, desto stärker werden sich Ihre Bemühungen auf das Gesamtmanagement auswirken.
4. Setzen Sie sich tägliche Ziele und führen Sie Tracking-Systeme ein, die Ihnen helfen zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit nutzen. Sobald Sie eine Gesamtvision haben, können Sie beginnen, Ihren Tag zu verändern.
5. Erstellen Sie eine motivierende Morgenroutine. Eine gute Routine beim Aufwachen bereitet uns auf einen produktiven Arbeitstag vor: Es ist ein positiver Boost, der uns bis in den Abend begleitet.
6. Beenden Sie das Multitasking . Untersuchungen bestätigen dies: Es ist für einen Menschen unmöglich, sich gleichzeitig auf mehr als eine Aufgabe zu konzentrieren. Wenn Sie merken, dass Sie die Konzentration verlieren, halten Sie inne und schreiben Sie Ihre Gedanken auf, bevor Sie sich wieder der Hauptaufgabe widmen.
Priorisieren Sie den wichtigsten Teil der Arbeit und delegieren Sie den Rest
Sobald wir verstehen, wohin unsere Zeit geht, müssen wir entscheiden, wofür wir sie verwenden (und wofür nicht). Aus diesem Grund rät uns MacKay:
7. Identifizieren Sie dringende Arbeiten. Wenn wir verstehen, was sofortige Aufmerksamkeit erfordert und was nicht wichtig oder dringend ist, können wir einen durchdachten Kalender erstellen.
8. Wenn Sie Ihre Prioritäten festgelegt haben, seien Sie kategorisch . Wählen Sie Ihre Hauptziele und konzentrieren Sie sich auf diese.
9. Verwenden Sie die 30X-Regel, um einige Aufgaben zu delegieren . Es ist die Regel von Rory Vaden: Investieren Sie 30-mal so viel Zeit wie nötig, um eine Aufgabe zu erledigen, um jemand anderem beizubringen, sie zu erledigen. Wenn wir uns die Zeit nehmen, eine andere Person zu unterrichten und dann zu delegieren, sparen wir 1100 Minuten pro Jahr . Oder wie Vaden sagt, eine Steigerung des ROTI (Return on Time Invested) um 733 %.
10. Holen Sie sich das Wort „Nein“ aus Ihrem Wortschatz . Laut einem von der University of Chicago veröffentlichten Artikel können wir uns viel leichter von unerwünschten Verpflichtungen befreien, wenn wir sagen: „Ich mache es nicht“ statt „Ich kann es nicht“.
Erstellen Sie einen funktionierenden Tagesplan
Sobald die ersten fertig sind
11. Legen Sie Zeitpläne und keine Fristen fest . Mackay leiht sich hier den Rat von James Clear . Anstatt einer Frist hinterherzujagen (und dann frustriert zu sein, wenn Sie die Zeit nicht einhalten), setzen Sie sich ein sinnvolles Ziel und definieren Sie eine Roadmap.
12. Machen Sie Pläne basierend auf der Zeit und nicht auf Aktivitäten . Teilen Sie herausfordernde Aufgaben in Sitzungen mit quantifizierbarer Dauer auf. Indem wir den Tag in Zeitabschnitte statt in Aufgaben einteilen, können wir beginnen, unseren Zeitplan auf der Grundlage eines bekannten Datums (oder einer Verpflichtung) zu verwalten.
Ein Kalender ist etwas Endliches. Ein Tag umfasst nur eine bestimmte Anzahl von Stunden. Diese Tatsache wird deutlich, sobald wir versuchen, eine unrealistische Anzahl von Dingen in einen endlichen Raum unterzubringen.
-Peter Bregman-
13. Planen Sie Pausen und Ruhezeiten ein. Wir brauchen Zeit zum Ausruhen und müssen akzeptieren, dass es Unterbrechungen geben wird. Dies nicht zu berücksichtigen bedeutet, chaotisch zu arbeiten. Unerwartete Ereignisse passieren und unser Körper warnt uns, wenn es Zeit ist, eine Pause einzulegen. Wenn wir keinen Spielraum lassen, könnten unsere Pläne plötzlich scheitern.
14. Trennen Sie die Maker-Zeit von der Manager-Zeit . Es ist leicht, die Zeit mit Routineaufgaben zu füllen und nicht genug Raum für sinnvolle Arbeit zu lassen. Eine Sache ist Tun ein anderer ist verwalten .
15. Gebündelte Aktivitäten während der Woche. Fassen Sie ähnliche Aktivitäten zusammen und nutzen Sie den Schwung, den der Berufseinstieg mit sich bringt. Wenden Sie Newtons erstes Bewegungsgesetz auf die Produktivität an: Ein sich bewegendes Objekt setzt seine Bewegung fort.
Nutzen Sie den Raum, um die Zeit bei der Arbeit motivierender zu gestalten
Kalender und Zeitplan sind nicht die einzigen Zeitmanagement-Tools, die wir haben. Mackay schlägt einige Strategien für den Einsatz im Büro vor, die unsere Arbeitsweise beeinflussen können.
16. Probieren Sie die Methode aus Popcorn um die Zeit freizuschalten. Ein Wechsel des Arbeitsplatzes im Laufe des Tages kann eine gute Möglichkeit sein, Motivation und Produktivität aufrechtzuerhalten. Dies ist die von Joel Runyon vorgeschlagene Technik und sie funktioniert folgendermaßen:
- Schreiben Sie alle Ihre Arbeitsverpflichtungen für den Tag auf ein Blatt Papier.
- Teilen Sie diese Liste in drei gleiche Teile oder Lose auf (siehe Punkt 15).
- Wählen Sie für jeden Arbeitsauftrag drei verschiedene Stationen.
17. Arbeiten Sie im Einklang mit dem energetischen Rhythmus Ihres Körpers. Organisieren Sie Ihre Arbeit so, wie es für Sie am praktischsten ist. Denken Sie nicht nur an Zeitmanagement, sondern auch an Energie .
Schützen Sie Ihre Zeit
Es wird nie an Situationen mangeln, die versuchen, Ihre Zeit in Anspruch zu nehmen. Die Zeit muss geschützt werden, um eine falsche Verwendung zu vermeiden. Mackay gibt den folgenden Rat.
18. Nutzen Sie strategische Faulheit, um an den richtigen Dingen zu arbeiten . Das Konzept der strategischen Faulheit besteht darin, wichtigen Jobs und Aufgaben Vorrang zu geben und sich bei weniger wichtigen Aufgaben ein wenig Faulheit zu gönnen.
Nichts ist weniger produktiv, als effizient das zu tun, was überhaupt nicht getan werden sollte.
-Peter Drucker-
19. Verteidigen Sie automatisch Ihre nicht verhandelbare Zeit. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Arbeiten, die Konzentration erfordern, ohne Probleme und Unterbrechungen fortgesetzt werden können. Dazu ist es wichtig, Ablenkungen zu vermeiden. Es gibt Tools, mit denen Sie automatisch mit anderen kommunizieren können, wenn Sie nicht erreichbar sind. Finden Sie alternativ eine Möglichkeit zu kommunizieren, dass Sie konzentriert sind und nicht gestört werden möchten.
20. Nutzen Sie die Ivy-Lee-Methode, um Ihren Tag gut ausklingen zu lassen. Ivy Lee empfiehlt eine einfache tägliche Routine in fünf Schritten für maximale Produktivität.
- Schreiben Sie am Ende jedes Arbeitstages die sechs wichtigsten Dinge auf, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen. Schreiben Sie nicht mehr als sechs Aufgaben.
- Ordnen Sie diese sechs Punkte in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit.
- Konzentrieren Sie sich am nächsten Tag auf Ihren ersten Job. Schließen Sie dies ab, bevor Sie mit dem zweiten fortfahren.
- Gehen Sie mit dem Rest der Liste genauso vor. Verschieben Sie am Ende des Tages die nicht erledigten Aufgaben in die Liste für den nächsten Tag.
- Wiederholen Sie diesen Vorgang jeden Werktag.
21. Vergessen Sie nicht die Vorteile der Freizeit. Beim Zeitmanagement geht es nicht nur ums Arbeiten. Um in unserem Arbeitsleben eine Balance zu finden, die uns gesund und glücklich hält, müssen wir uns an die Zeit erinnern, die wir Ruhe, Freizeit usw. widmen Sozialisation .
Die Zeit am Arbeitsplatz besser verwalten: eine mögliche Herausforderung
Die Zeiteinteilung bei der Arbeit und die Steigerung der Produktivität sind für jeden eine Herausforderung . Allerdings müssen wir innehalten und darüber nachdenken, was wir tun, wie wir es tun und was wir wirklich erreichen wollen. Tun bedeutet nicht zwangsläufig arbeiten oder fertigstellen.
Nehmen Sie sich daher die nötige Zeit, um Ihre Routine zu studieren und Ihre Aktivitäten neu zu planen. Mit diesen Angaben wird es einfacher, Ihren Arbeits- oder Studientag zu organisieren und bessere Ergebnisse zu erzielen.
